Sistem Penerimaan Barang

Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman :

pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, Handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang

secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang. Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana

1.       Administrasi.

2.       Penerimaan barang.

3.       Penyimpanan barang.

4.       Pengepakan barang ke tempat yang dituju.

5.       Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1.       Pengendalian Operasional

2.       Pengendalian Biaya

3.       Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan control ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan- kesalahan yang masih ada. Karena tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik. Meninjau secara umum system manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

1.       Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.

2.       Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.

3.       Gudang sebagai pusat logistic namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.

4.       Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional

Sistem Penerimaan Barang di Gudang

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki system yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang:

1.       Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

2.       Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)

3.       Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang

4.       Cek Expired Date dan Kondisi Barang

5.       Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Berikut contoh Flow chart Receiving :

Bukti Pemesanan (Purchase Order)

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini. Operasional Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa? Berikut beebrapa alasan versi saya :

1.       Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.

2.       Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti :

 supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll

Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan menguntungkan pemasok. Jadi control yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.